1С Торговля. Руководство пользователя

         

Проведение документа


Проведением документа называется операция, в результате которой формируются сведения о том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет изменения в регистрах.

Хранение итогов в системе 1 С: Торговля. Перед тем, как рас­смотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим прин­ципы подсчета и хранения итогов в системе 1С:Торговля.

Итоговая информация в системе 1С:Торговля хранится в регист­рах. При создании конфигурации задачи создается необходимое ко­личество регистров. Для каждого регистра определяется, какая ин­формация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.

Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.

При подсчете итогов система 1С:Торговля обрабатывает прове­денные документы и производит соответствующие изменения в реги­страх.

Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включи­тельно обрабатываются проведенные документы, называется «точкой актуальности итогов». В общем случае, в качестве точки актуальности итогов берется дата и время самого «старшего» документа.

Режим «Управление итогами» позволяет «вручную» сдвигать точ­ку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитыва­ются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком Ö

с пометкой зеленого цвета.

При установке точки актуальности итогов в режиме «Управление итогами» итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд да­ты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.

Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуаль­ности в режиме «Управление итогами». Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы по 20 мая 1996 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 1996 года.




Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.





Запрос на необходимость проведения документа выдается на эк­ран всякий раз при сохранении документа, если для документов этого вида существует модуль движения регистров.

Если на запрос ответить «Да» — документ будет проведен (то есть изменит информацию в регистрах).

В журнале документов проведенный документ, лежащий до точки актуальности итогов, будет помечен в крайней левой колонке знаком Ö

с отметкой красного цвета.

Ответив «Нет» на запрос, вы можете отказаться от проведения до­кумента прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время. Но при этом надо иметь в виду, что при отказе от проведения документа ито­говая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится.

В описанной выше ситуации существует потенциальная возмож­ность появления ошибок в учете.

Например, проведенный документ — накладная на отпуск товара — вы­зван для редактирования, и в накладной исправлено количество отпущен­ного товара После записи накладной без ее проведения, безусловно, воз­никнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и дви­жением регистров, которое должно было бы последовать в результате про­ведения этой накладной. Обнаружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются.

Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его непроведенным.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотруд­никам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигуриро­вания системы, администратор может разрешить только ответст­венным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов «задним числом» и изменение документов без перепроведения.



Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным». После подтверждения уда­ления движения регистров признак Ö

проведенного документа изменится на пустую ячейку.

Теперь непроведенный документ можно откорректировать, за­писать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой ко­лонке журнала будет правильно отражать текущее состояние до­кумента.

Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим си­туации, которые могут возникнуть при проведении документов.

1. Если непроведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении до­кумента могут возникнуть следующие ситуации:

• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении доку­мента точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;

• если между документом и точкой актуальности итогов су­ществуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.

2. Если проводится непроведенный документ с датой и време­нем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведении документа «задним числом». Необходи­мость этого связана с тем, что алгоритм формирования дви­жения регистров может использовать итоговые данные реги­стров для вычисления каких-либо величин. В описанной си­туации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регист­ров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.

Внимание. Проводить документы «задним числом» следует с осо­бой осторожностью. Однако, в режиме «Управление итогами» можно пересчитать документы (выполнить групповое перепро­ведение) и исключить ошибки подобного рода.



3. Если дата непроведенного документа равна дате точки акту­альности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведе­нии документа будет выдан запрос:



Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возможно возникновение оши­бок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуаль­ности итогов на момент расчета.

Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет акту­альным на момент проведения документа.

Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наибо­лее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода доку­ментов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Торговля в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?» другие пользователи мо­гут успеть провести свои документы: система 1С:Торговля про­водит документы в порядке «живой очереди». Поэтому приве­денный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке тор­говых параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда новый документ всегда будет прово­диться после последнего проведенного документа с соответст­вующим изменением времени документа.

4. Когда точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, ис­ключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считать­ся непроведенными. Если подобный документ проводится по­вторно, то возможны следующие ситуации;

• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация по­вторяет описанную выше: точка актуальности итогов авто­матически сдвигается и становится равной дате и времени документа;

• если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой доку­мент не проводится, при этом выдается сообщение о том, что существуют более ранние проведенные документы.

5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повтор­но. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует ито­говые данные из регистров для вычисления каких-либо вели­чин,


Содержание раздела